對(duì)于注冊(cè)巴拿馬公司的投資者而言，一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題是：董事會(huì)議能否在巴拿馬境外舉行?答案是明確的 —— 巴拿馬法律不僅允許董事會(huì)議在境外召開(kāi)，還通過(guò)一系列靈活規(guī)定為跨國(guó)企業(yè)的決策流程提供便利。
境外董事會(huì)議的合規(guī)要點(diǎn)
1、公司章程約定
檢查章程條款：若章程明確規(guī)定“董事會(huì)必須于巴拿馬境內(nèi)召開(kāi)”，則需先修訂章程(需股東大會(huì)特別決議)方可境外開(kāi)會(huì)。
默認(rèn)規(guī)則：若章程無(wú)限制，則可直接在境外召開(kāi)。
2、會(huì)議通知與記錄
通知義務(wù)：需向所有董事發(fā)送書(shū)面會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)(含線上鏈接)及議程，通知期限按章程規(guī)定。
會(huì)議記錄(Acta)：
記錄決議內(nèi)容、投票結(jié)果及參會(huì)董事名單;
由主席及秘書(shū)簽字，并存檔于巴拿馬公司注冊(cè)地址;
若涉及重大事項(xiàng)(如修改章程、增資減資)，需在15日內(nèi)向公共登記局(Registro Público)備案。
3、董事參與有效性
親自出席：董事可物理出席境外會(huì)議地點(diǎn)(如公司海外辦公室)。
遠(yuǎn)程參與：通過(guò)視頻會(huì)議、電話或電子投票系統(tǒng)參與，需確保：
所有董事能同步溝通;
投票過(guò)程可追溯(如使用加密投票平臺(tái));
會(huì)議記錄注明“遠(yuǎn)程參與方式”。
實(shí)務(wù)操作步驟
1、會(huì)前準(zhǔn)備
確認(rèn)公司章程無(wú)限制條款;
發(fā)送書(shū)面通知，包含境外會(huì)議地點(diǎn)/線上鏈接及議程;
測(cè)試遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)確保穩(wěn)定性。
2、會(huì)議進(jìn)行
主席宣布會(huì)議地點(diǎn)(如“本次會(huì)議于巴拿馬城及線上同步召開(kāi)”);
記錄參會(huì)董事名單(注明遠(yuǎn)程參與方式);
逐項(xiàng)審議議程并投票，保留電子投票記錄。
3、會(huì)后跟進(jìn)
簽署會(huì)議記錄并存檔;
涉及重大決議的，及時(shí)向公共登記局備案;
若會(huì)議觸發(fā)稅務(wù)義務(wù)(如常設(shè)機(jī)構(gòu))，咨詢稅務(wù)顧問(wèn)申報(bào)。
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